Werken bij Debora, Centrum voor mensen met en na kanker, betekent werken in een betekenisvolle omgeving. Wij zijn een vrijwilligersorganisatie met een stichtingsbestuur. Ons werkgebied omvat Delft, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp.
Wij bieden een open deur en een luisterend oor voor mensen die direct of indirect met de gevolgen van kanker te maken hebben. Zij kunnen bij ons terecht voor informele, niet-medisch gerelateerde zorg waarbij de focus ligt op:

• Ontspannen
• Ontmoeten
• Ontdekken
• Ontzorgen

Wij werken met de methode van Positieve Gezondheid. Wij onderhouden relaties met externe partijen in de oncologische keten en met partners die het centrum financieel willen ondersteunen.

Wij werken samen met Carma, Centrum voor mensen met en na kanker in Naaldwijk, en het Reinier de Graaf Gasthuis te Delft in het project Een Luisterend Oor.

Wat is het doel van jouw functie?

Het zorgdragen voor de realisatie van de werkzaamhed en door de vrijwilligers; het organiseren en coördineren van processen en werkzaamheden die ondersteuning bieden aan de organisatie en daarmee tevens aan de vrijwilligers, het bestuur en andere belanghebbenden.

Wat ga je doen?

Je werkt nauw samen met je collega coördinator. In goede afstemming dragen jullie zorg voor de dagelijkse gang van zaken binnen Debora en zijn jullie het vaste gezicht voor de vrijwilligers en de gasten. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het coördineren en het realiseren van activiteiten bij Debora. Jullie vormen de schakel tussen de vrijwilligers en het bestuur. Ook zijn jullie adviserend naar het bestuur en binnen kaders werken jullie mee aan de strategie en het beleid van Debora.

Jouw positie binnen onze organisatie

De coördinatoren ressorteren hiërarchisch onder het bestuur en leggen verantwoording af aan het bestuur. Jullie zijn het aanspreekpunt voor vrijwilligers en externe partijen. Jullie geven functioneel en operationeel leiding aan de vrijwilligers. Jullie verdelen in onderling overleg de werkzaamheden en het relatiebeheer.

Jouw resultaatgebieden

Vrijwilligers werven, begeleiden en ondersteunen
1. Initieert en organiseert wervingsacties door middel van advertenties e.a.;
2. Geeft voorlichting, individueel of groepsgewijs, over de functie van vrijwilliger aan potentiële kandidaten;
3. Voert selectiegesprekken met kandidaten, beoordeelt de geschiktheid en beslist over het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst;
4. Geeft ondersteuning aan vrijwilligers door de kwaliteit en de kwantiteit van de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden te monitoren en te coördineren;
5. Begeleidt, instrueert, coacht, motiveert en corrigeert de vrijwilligers waar nodig;
6. Zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen het team en overlegt de trainingsbehoeften met vrijwilligers en het bestuur;
7. Adviseert en ondersteunt de vrijwilligers in probleemsituaties;
8. Organiseert trainingen en bijscholingen voor de vrijwilligers, rekening houdend met de 4 O’s van Debora (Ontspannen, Ontmoeten, Ontdekken en Ontzorgen);
en de kwaliteitseisen vanuit de koepelorganisatie IPSO (Instellingen voor Psycho Sociale Oncologie);
9. Organiseert periodiek werkoverleggen met (groepen) vrijwilligers;
10. Houdt jaarlijks een individueel gesprek met vrijwilligers om het werkplezier van de vrijwilliger en de kwaliteit van het werk optimaal te kunnen ondersteunen;
11. Houdt relevante ontwikkelingen bij op het terrein van onze vrijwilligers en vrijwilligerswerk in het algemeen en houdt het bestuur hiervan op de hoogte;
12. Doet voorstellen voor op- en bijstelling van het vrijwilligersbeleid.

Faciliteren van de dagelijkse gang van zaken in het Inloophuis
1. Opstellen van de maandelijkse activiteitenprogramma’s en het communiceren hierover met de gastvrouwen/gastheren, activiteitenbegeleiders en overige externe belanghebbenden;
2. Uitvoeren van administratieve werkzaamheden, waaronder registreren deelname gasten aan activiteiten, actualiseren bestanden, verwerken dagelijks mailverkeer;
3. (Mede) organiseren van activiteiten voor gasten en vrijwilligers, zorgdragen voor een programmering die voldoet aan de kwaliteitseisen en de 4 O’s;
4. Bieden van administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van bestuursbesluiten;
5. Actueel houden van voorlichtingsmateriaal ;
6. Bewaken van de kwaliteitseisen, intern en extern vastgesteld.

Financiële positie van de organisatie ondersteunen en beheren
1. Het beheren van de kas voor lopende inkomsten en uitgaven conform aanwijzingen van de penningmeester van het bestuur. Bereidt betalingen in de bank voor ten behoeve van betaling door de penningmeester;
2. Levert een bijdrage aan het verwerven van (alternatieve) financiering (subsidies en fondsen) door het onderhouden van contacten met subsidiegevers en financiers;
3. Bewaakt de uitputting van toegekende budgetten;
4. Beheert de verzekeringsportefeuille.

Verslaglegging verzorgen
1. Verzorgt periodieke rapportages over deelnemersaantallen en aangeboden en bezochte activiteiten naar aanleiding van de in IPSO (Instellingen Psycho Sociale Oncologie) Community te registreren gegevens;
2. Verzorgt periodieke rapportages over ontwikkelingen in de samenwerkingsketen en de informele zorg.

Gebouw openstellen en gebouw, terrein en inventaris onderhouden
1. Is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer en draagt zorg voor en houdt toezicht op een systeem voor opening en sluiting van het gebouw, passend bij het afgesproken gebruik van het gebouw;
2. Signaleert beschadigingen of vernielingen aan het gebouw en/of de inventaris alsmede vermissingen, geeft deze door aan het bestuur en onderneemt actie;
3. Schakelt externe leveranciers of verantwoordelijken in bij gebreken aan installaties, na constatering van de noodzaak of meldingen van gebruikers en ziet toe op het verhelpen van storingen of gebreken;
4. Onderhoudt contacten met andere organisaties en leveranciers inzake het gebouw, de inventaris en de apparatuur. Voorbeelden zijn de woningcorporatie, het schoonmaakbedrijf en de systeembeheerder c.q. ICT leverancier.

Werkprocessen faciliteren en verbeteren
1. Signaleert mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures binnen de organisatie van de activiteiten en de administratie, zodanig dat werkzaamheden efficiënter, effectiever en met een zo hoog mogelijke kwaliteit uitgevoerd kunnen worden;
2. Evalueert de organisatorische en administratieve processen en rapporteert de resultaten;
3. Adviseert over eventuele verbeteringsmaatregelen aan het bestuur.

PR
1. Het onderhouden van contacten met de media in Delft, Midden-Delfland en Pijnacker-Nootdorp teneinde de bekendheid van Debora in het algemeen te vergroten en de activiteiten in het bijzonder;
2. Het onderhouden van de relatie met sponsoren en donateurs.

Bijdrage leveren aan de besluitvorming en innovatie
1. Neemt deel aan het overleg met het dagelijks bestuur;
2. Maakt in samenwerking met het bestuur het werkplan en de jaarplanning van activiteiten;
3. Onderhoudt contacten met de koepelorganisatie IPSO (Instellingen voor Psycho Sociale Oncologie) en neemt deel aan de regionale coördinatoren overleggen van IPSO;
4. Onderhoudt contacten met de lokale samenwerkingspartners.Neemt deel aan het overleg van coördinatoren in het Reinier de Graaf ziekenhuis;
5. Adviseert het bestuur.

Wat vragen we?
• Je beschikt over een HBO werk- en denk niveau;
• Je hebt affiniteit met mensen die ernstig ziek zijn (geweest), hun naasten en nabestaanden en met informele zorg;
• Je bent sterk in het organiseren van activiteiten en werkzaamheden en je kunt effectief plannen en prioriteiten stellen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt aantoonbare ervaring in het leiden en motiveren van teams, bij voorkeur in een non-profit- of vrijwilligerscontext;
• Je bent proactief, werkt zelfstandig maar ook graag samen.

Wat bieden wij?
• Deze uitdagende functie in een betekenisvolle werkomgeving kent een marktconforme beloning gebaseerd op de Cao Sociaal Werk, schaal 8 (18 uur per week);
• Aanstelling vindt plaats voor 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid wordt de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd verlengd;
• Bij indiensttreding wordt door het bestuur een VOG aangevraagd;
• Op basis van jouw persoonlijke ontwikkelplan worden afspraken over training of scholing gemaakt.

We bieden je de mogelijkheid je verder te ontwikkelen op het gebied van vrijwilligersmanagement.

Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen via hr@debora.nu
Je CV en motivatie stuur je ook naar dit email adres.